„Iar sedinta! Iar voi pierde aici trei ore! Data trecuta a durat patru ore, toti si-au dat cu parerea in chestiuni care nu-i priveau si in cele din urma nu s-a ajuns la nicio concluzie”. Daca subalternii tai au astfel de opinii privitoare la sedinte, atunci este clar ca nu esti maestra in organizarea lor.

„Iar sedinta! Iar voi pierde aici trei ore! Data trecuta a durat patru ore, toti si-au dat cu parerea in chestiuni care nu-i priveau si in cele din urma nu s-a ajuns la nicio concluzie”. Daca subalternii tai au astfel de opinii privitoare la sedinte, atunci este clar ca nu esti maestra in organizarea lor.

La o intrunire bine gandita, participantii nu ies din incapere sa vorbeasca la telefon, nu spun la nesfarsit bancuri si discuta doar la obiect. Iar la final, fiecare stie foarte clar ce are de facut. Pentru a reusi sa organizezi o sedinta cu adevarat eficienta, este necesar sa respecti cu strictete cativa pasi.

Pe cine si cum inviti

Fie prin „viu grai”, fie prin e-mail, participantii trebuie sa fie instiintati din timp sa vina la sedinta, pentru a se putea pregati. Ei trebuie sa afle si care este subiectul de discutie. Altfel, exista riscul de a veni la intrunire cu temele nefacute, iar sedinta nu-si va atinge scopul. „Daca participantii se vor prezenta la sedinte nepregatiti sau fara dispozitia necesara audientei si implicarii in discutie, timpul va fi irosit”, atrage atentia Mihaela Scarlat, consultant la Advice Human Resources, din Bucuresti.

In calitate de coordonator al sedintei trebuie sa anunti „ordinea de zi”, iar daca participantii vor mai avea si alte propuneri pentru discutie, ele se vor aborda la final. Atunci se vor putea dezbate mai pe larg, eventual intr-un cadru restrans, doar cu cei interesati de respectiva tema. „Purtatorul de cuvânt ar trebui sa prezinte înca de la debutul sedintei care vor fi temele abordate si ceea ce se asteapta de la angajati”, afirma Mihaela Scarlat.

Pastreaza „firul rosu”

Pe parcursul discutiilor, straduieste-te ca acestea sa ramana in zona temei dezbaterii. Daca vei permite devierea de la subiectele propuse spre a fi discutate, formarea de grupuri si dezbaterea unor alte teme decât cele prevazute în agenda, vei pierde controlul sedintei.

Specialistii recomanda chiar ordonarea subiectelor in functie de prioritati: la inceput cele mai „grele”, continuand cu cele mai putin importante.
Pe parcursul discutiei, trebuie sa te asiguri ca toti participantii sunt atenti si interesati de subiect. “De asemenea, este important ca, periodic, sa verifici daca subiectul luat in discutie este inteles de toata lumea”, spune business-coach-ul Alin Ghizasan.

Durata optima – 45 de minute

Sedintele scurte si care incep la timp sunt cele mai placute de catre angajati. „Prelungirea lor sau neînceperea la ora anuntata poate conduce la insatisfactie. Exista companii unde angajatii sunt nevoiti sa participe la sedinte chiar si opt ore pe saptamâna!”, explica Mihaela Scarlat. In plus, acest timp va trebui compensat cu prelungirea programului de munca, ceea ce inseamna ca angajatul va acumula frustrari ce pot duce la demisie, ceea ce va fi si in defavoarea angajatorului.

Expertii spun ca durata optima pentru o sedinta este de 45 de minute. Daca, din diverse motive, este necesara prelungirea intrunirii, apeleaza la pauze.