Organizarea unei sedinte eficiente

Foarte probabil, ti s-a intamplat macar o data ca, dupa o sedinta prelungita si obositoare, sa ajungi la concluzia ca ai pierdut degeaba un timp pretios. Ba mai mult chiar, sa ai sentimentul ca te-ai "incarcat" cu energie negativa si, ca urmare a acestui fapt, sa te simti epuizata. Oare de ce se intampla acest lucru? De cele mai multe ori, explicatia ar putea fi ca sedinta nu a fost pregatita corespunzator.

In masura in care sedintele sunt considerate unul dintre cele mai frecvente si utile mijloace de comunicare interna, este de la sine inteles ca trebuie sa li se acorde atentia cuvenita si sa fie bine pregatite. Numai astfel isi vor putea atinge scopul.

Potrivit site-ului firmenpublikationen.ch, unul dintre cele mai importante aspecte - de care, paradoxal, multi nu tin cont - este agenda sedintei. Aceasta ar trebui sa ajunga la toti participantii la sedinta cu doua-trei zile inainte, in functie de importanta intalnirii respective si de complexitatea punctelor care vor fi atinse.

Acestea din urma trebuie prezentate detaliat (pentru a fi foarte bine intelese de toata lumea) si, in acelasi timp, concis, pentru a putea fi parcurse repede si retinute. Celui care conduce sedinta, agenda ii foloseste ca instrument de planificare.

"Agenda se prezinta la debutul sedintei si este obligatoriu sa fie respectata.", subliniaza Andreea Dumitrache, PR specialist Petrom. Ea este de parere ca persoana care conduce sedinta este obligata sa pastreze controlul discutiilor libere, sa atraga atentia participantilor care se indeparteaza de punctele incluse in agenda si sa traga o serie de concluzii agreate de toti participantii la intrunire.