De multe ori, sedintele nu sunt luate prea mult in serios, in sensul pregatirii prealabile a acestora. Tocmai de aceea se intampla adesea ca discutiile sa divagheze si, in consecinta, sedinta nu isi mai atinge scopul. Timp pierdut, prin urmare... Si acesta nu este cel mai rau lucru care se poate intampla; daca intalnirea nu este condusa cu mana forte, se poate ajunge la certuri ale caror urmari pot fi cel putin neplacute.

Tocmai de aceea, nu oricine este in masura sa tina o sedinta; este indicat ca persoana respectiva sa aiba experienta in domeniu, sa fie un bun manager si sa aiba si solide cunostinte de psihologie aplicata. De asemenea, ar fi bine sa aiba si simtul umorului; nu de putine ori s-a dovedit ca o gluma buna, plasata abil intr-un moment critic, poate salva situatia.

In ceea ce priveste organizarea propriu-zisa a sedintei, "metoda si organizare" sunt cuvintele de ordine. O persoana va tine "minuta" sedintei, iar pentru fiecare punct prevazut in agenda se va stabili cu exactitate cine si ce are de facut, care sunt pasii urmatori, in cat timp se vor parcurge acestia si de catre cine.

Andreea Dumitrache atrage atentia asupra unui aspect deloc lipsit de relevanta. "De obicei, 'topicurile fierbinti' sunt al doilea si al treilea. Primul punct din agenda nu trebuie sa fie foarte important, pentru ca lumea nu prea se concentreaza la inceput. Toti sunt ocupati cu saluturile, intrebarile de convenienta, o cafea si abia de la al doilea punct incolo sunt cu adevarat conectati la ceea ce se intampla.", afirma specialistul PR.

Cel care conduce sedinta trebuie sa tina situatia sub control. Abaterile de la subiect nu trebuie sa fie permise, iar participantilor li se va atrage atentia sa nu se indeparteze de tema discutiei.

In context, se poate negocia o eventuala reluare a chestiunii disputate, ulterior sedintei, intr-o discutie la care sa ia parte numai cei care vor sa clarifice lucrurile in problema cu pricina. In felul acesta, sedinta nu se va prelungi si nu va lua din timpul altora, care nu au nicio neclaritate in contextul respectiv.