In mod indirect, despre eficienta manageriala am vorbit deja - putem spune ca un manager este eficient daca membrii echipei sale dau dovada...

In mod indirect, despre eficienta manageriala am vorbit deja - putem spune ca un manager este eficient daca membrii echipei sale dau dovada de eficienta in ceea ce fac. In cele ce urmeaza vom vorbi despre fundamentele eficientei manageriale - ce si cum face un manager pentru a dezvolta competentele fiecarui individ si a optimiza rezultatele intregii echipe.

Sa pornim de la niste date statistice. Conform unui studiu efectuat de Asociatia Americana de Management asupra a 6.000 de manageri din diferite companii si sectoare de activitate: 50% dintre manageri nu au obiective definite in munca pe care o desfasoara; 40% sunt, potrivit testarilor, slabi conducatori; 35% utilizeaza metode de management inadecvate si 31% sufera de maladii profesionale (boli cardiovasculare, nervoase, ale aparatului digestiv, etc.).

Nu suna prea incurajator, nu-i asa? Si totusi, stim prea bine ca, in diversele firme in care suntem angajati, sunt anumiti sefi cu care fiecare dintre noi isi doreste sa lucreze. Rezultatul mai multor studii a aratat ca unul din cei mai importanti factori in fluctuatia de personal este calitatea sefului. Oamenii nu pleaca (numai) pentru bani mai multi sau alte beneficii - pleaca atunci cand simt ca nu au de la cine invata, ca nu sunt sprijiniti, ca, orice ar face si oricat efort ar depune, nu sunt remarcati.

Intrebarea este deci, care sunt caracteristicile si competentele acelor sefi care sunt respectati si care isi motiveaza oamenii si echipa pentru performanta. Iti vom prezenta doua dintre competentele cheie care fac diferenta intre un sef bun si unul care "si-a atins nivelul de incompetenta": definirea unei strategii si delegarea de sarcini.

Strategia si stabilirea de obiective

Eficienta strategica inseamna in primul rand ce faci (care iti sunt obiectivele cantitative si calitative) si apoi cum faci (cat de repede, cu cate costuri, etc). Iata deci ca, inainte de toate, trebuie sa stii unde vrei sa ajungi, pentru ca apoi sa stabilesti cat de repede poti sa ajungi acolo si cum poti sa progresezi.

Cand vine vorba de stabilirea unei strategii, are o mare valoare aplicativa metoda SMART de stabilire a obiectivelor. Potrivit acesteia, pentru ca un obiectiv sa fie indeplinit, este necesar ca acesta sa respecte cateva criterii:

Specific. Un obiectiv specific poate fi verbalizat dupa formula: "Obiectivul este sa ce, cu cat, prin cum, pana cand". Pentru a ilustra cele spuse mai sus, va oferim doua alternative, la capitolul "asa se face si asa nu se face". Un manager de vanzari, in stabilirea strategiei, poate formula un obiectiv dupa cum urmeaza: "Obiectivul este sa crestem vanzarile", sau "Obiectivul nostru este sa crestem vanzarile la produsele X,Y, Z, cu 25%, 10% si respectiv 15%, prin dezvoltarea fortei de vanzari, prin instruire si motivare, pana in decembrie 2003". Nu uitati - un obiectiv stabilit vag, va fi indeplinit la fel de vag.

Masurabil. Indeplinirea obiectivului poate fi masurata intr-un mod obiectiv. In lumea afacerilor este de preferat ca orice obiectiv sa se regaseasca exprimat in indicatorii financiari ai organizatiei.

Realizabil. Oamenii au nevoie de ceva spre care sa tinda, care sa fie deasupra nivelului lor actual, fara insa a le depasi mult prea mult posibilitatile existente. In ceea ce priveste acest criteriu, este necesara definirea resurselor necesare si a barierelor posibile. Trebuie sa poti raspunde la urmatoarele intrebari: "De ce am nevoie (timp, finante si informatie) pentru a indeplini acest obiectiv?", "Ce bariere pot aparea in calea realizarii acestui obiectiv?", "Cum pot depasi aceste bariere?".

Relevant. Trebuie evaluata atat "valoarea adaugata" data de indeplinirea unui obiectiv cat si ordinea de importanta a diverselor posibile obiective. Cu alte cuvinte, inainte de a trece la indeplinirea unui obiectiv, trebuie specificate aspectele care tin de urgenta si importanta indeplinirii acelui obiectiv. Daca este urgent dar nu important, este necesara o analiza mai atenta, altfel se poate dovedi pierdere de vreme. Iar daca e important, dar nu urgent, se poate amana, dar nu sine die, ci cu un termen limita clar stabilit. Practic, pentru a defini in mod eficient acest criteriu, trebuie sa stii sa raspunzi la intrebarea "de ce".

Cu termen de realizare. Un termen de realizare cert este hotarator pentru indeplinirea reala a obiectivului. De cate ori nu ne-am spus ca "de maine" vom face tot ceea ce nu am reusit in ani de zile? Acest "de maine", daca nu are o acoperire reala, si este un "de maine" generic, va face ca obiectivele dorite sa nu fie indeplinite niciodata.

Si totusi, ce ar motiva un manager sa se orienteze spre stabilirea si indeplinirea de obiective SMART? Cu ce ar creste aceasta eficienta activitatii sale manageriale? Iata cateva posibile raspunsuri:
Ofera o directie clara de urmat - atunci cand stii unde trebuie sa ajungi, este mult mai simplu sa iei decizii corecte; din momentul in care ai stabilit pentru tine si echipa ta un obiectiv clar si important toate alegerile tale viitoare sunt conditionate si simplificate de faptul ca trebuie sa realizezi acel obiectiv.

Conditioneaza realizarea efectiva a strategiei generale - strategia generala a unei organizatii ("mission and vision") poate ramane o declaratie de intentie, daca nu se pune in practica prin planuri de actiune pragmatice; este necesar ca aceasta sa se traduca la nivelul fiecarui departament si in fiecare echipa in obiective specifice, care sa contribuie ca intr-un joc de puzzle la succesul general.

Reprezinta o puternica sursa de motivare - iti stabilesti obiectivele in functie de resursele de care dispui; stii pe ce te poti sprijini atunci cand doresti sa realizezi ceva, care sunt barierele de care te poti lovi, dar si recompensele pe care le poti obtine. Au deci o valoare instrumentala - stii ce ai de facut pentru a obtine un anumit lucru. Iar aceasta inseamna motivare.
Sunt parte esentiala a procesului de management al performantei - la nivel micro-organizational, este necesar ca fiecarui angajat sa i se stabileasca obiective spre care sa tinda, care sa duca la dezvoltarea competentelor sale profesionale.

Mini - test

Uita-te zilnic peste toate hartiile de pe biroul tau, inainte de a pleca acasa. Acorda-ti puncte conform instructiunilor din tabelul de mai jos. Obiectivul consta in a obtine cat mai putine puncte posibil.
De exemplu, pentru urmatoarele trei saptamani, propune-ti obiectivele enumerate mai jos.
Saptamana 1: Maxim 30 puncte pe zi
Saptamana 2: Maxim 15 puncte pe zi
Saptamana 3: Maxim 30 puncte pentru intreaga saptamana.

Calculeaza-ti scorul in fiecare zi/saptamana. Aduna numarul de puncte obtinute si verifica daca ti-ai atins obiectivul. Daca nu parcurgi toate etapele intr-o saptamana, ar trebui sa reiei intreg procesul. Daca este nevoie, ia-ti o scurta pauza inainte de a o lua de la capat.

1. Nu ai reusit sa faci o planificare detaliata pentru ziua urmatoare a sarcinilor de care va trebui sa te ocupi ? - 10 puncte
2. Mai ai treburi de care esti raspunzator si care ar fi trebuit sa fie rezolvate cel mai tarziu astazi? - 5 puncte
3. Pe biroul sau in tavitele pentru corespondenta intrata ai hartii peste care ar fi trebuit sa te fi uitat? - 2 puncte
4. Exista documente care ar fi trebuit sa fie inmanate altora dar care se afla inca in posesia ta? - 2 puncte
5. Ai mai mult de 10 documente pe birou care ar fi trebuit sa fie indosariate? - cate 1 punct pentru fiecare document in plus.
6. Ai hartii care ar fi trebui aruncate? - cate 2 puncte pentru fiecare hartie.

Poti modifica obiectivele saptamanale si sa vii cu un nou sistem care sa satisfaca nevoile proprii de a-ti pune biroul in ordine. Fa un efort pentru a-ti pastra noile obiceiuri. Repeta exercitiul - poate timp de o saptamana in fiecare an.
Sursa: TMI