2. Pune intrebari
Nu te astepta sa ti se explice in detaliu ceea ce se doreste. In general avem parte de o imagine mai larga, mai generala a subiectului. Daca insa este vorba de situatia inversa si sunt furnizati indicatori specifici, atunci acest lucru va fi in favoarea ta.
Nu te feri sa pui intrebari in ambele cazuri. Evita sa presupui ceea ce a spus sau ceea ce urmareste de fapt interlocutorul tau. Este o regula de aur - "niciodata nu presupune". Daca ai parte de raspunsuri generale, ajuta-ti interlocutorul sa isi sistematizeze ideile pentru a putea intra in detaliile solicitate. Daca amanuntele sunt numeroase, afla, tot prin intrebari, care este imaginea de ansamblu, care este rezultatul final, general, pe care acesta il urmareste prin numeroasele sinteze, analize si rapoarte pe care ti le solicita.
3. Instruieste
Stabileste de la inceput care va fi terminologia utilizata in cadrul discutiei. Instruieste-ti interlocutorul in legatura cu termenii specifici, tehnici pe care ii vei utiliza. Nu lasa loc de interpretari. Prin aceasta metoda poti invata si tu. La randul lui, interlocutorul tau va proceda la fel, iti va explica termenii pe care el ii utilizeaza. Ambii parteneri de discutie trebuie sa aiba acelasi grad de intelegere pentru a se evita discutiile tensionate. Instruieste-ti interlocutorul inainte de a intra in detaliile discutiei. Nu o face insa in mod ostentativ, ci explica-i faptul ca astfel discutia va fi constructiva si se va pastra in limitele stabilite.
4. Pastreaza pozitia de egalitate
Chiar daca te subevaluezi sau te supraevaluezi prin comparatie cu nivelul de competenta al interlocutorului tau, pastreaza in cadrul discutiei o pozitie de egalitate. Nu le poti sti pe toate, asa ca fii deschisa spre a invata lucruri noi si interesante de la cel din fata ta. Pe de alta parte, este clar un proces de schimb. Tu poti oferi situatii, rapoarte sau chiar variante de lucru, iar cel din fata ta iti ofera informatii, date, indicatori fara de care tu nu poti lucra.
5. Cearta/nervi/stres
Evita pe cat posibil astfel de situatii. Motivele unei discutii aprinse pot fi numeroase, majoritatea insa plecand de la neintelegeri, de la lipsa explicatiilor si a argumentatiei potrivite. Rabdarea si utilizarea unui limbaj comun poate conduce discutia pe un teren constructiv. Daca nu intelegi un anumit termen sau ceea ce se doreste de la tine, asculta in continuare ceea ce iti spune interlocutorul tau; nu intrerupe discutia la mijlocul ei pentru explicatii, noteaza-ti ceea ce nu ai inteles si revin-o aspura subiectului cand dialogul va fi calm.
6. Explica in ceea ce va consta munca ta
Interlocutorul tau are dreptul si este dator, in acelasi timp, sa stie in ce va consta munca ta. Explica-i in termeni comuni pasii pe care ii vei face, cum vei strange informatiile necesare, cum vei sintetiza si analiza situatia si cum vei ajunge la rezultatul final. Expune-i modul in care vei analiza si furniza variantele pentru directiile viitoare, ofera-i exemple din situatii asemanatoare sau din experienta ta si, foarte important, rezuma la finalul discutiei, inca o data, pasii pe care ii vei face si rezultatul la care vei ajunge.
Aceste metode nu reprezinta o "reteta minune" si nu iti pot asigura de fiecare data succesul, insa, explicandu-le consecvent, iti poti "educa" interlocutorul. Pe parcurs vei obtine rezultate, vei capata incredere, vei sti sa explici terminologia utilizata si sa ceri sa ti se explice la randul tau, vei invata sa te adaptezi interlocutorului tau, indiferent cine este acesta, superiorul direct, un alt client intern sau unul extern.