Cand vine vorba de managementul echipelor, atat teoria, cat si practica, par sa se puna de acord: o echipa de nota 5 poate fi formata din oameni...

Cand vine vorba de managementul echipelor, atat teoria, cat si practica, par sa se puna de acord: o echipa de nota 5 poate fi formata din oameni care performeaza de nota 10. Si invers. Marea provocare este sa aduci "ambele parti" sa obtina punctaj maxim.

Ceea ce se poate, urmand teoria si imbunatatind-o din practica. Cum, am aflat de la Dr. Rodney Alsup, consultant si Senior Associate Dean for Graduate Business Programs la Kennesaw State University.

Cum mentii o echipa performanta

Un proverb spune "grabeste-te incet!". El se aplica si in cazul echipelor performante. Planificarea, pregatirea si instruirea sunt vitale. Toate iau timp. Dar trebuie urmarita performanta pe termen lung. Fiecare angajat trebuie sa creada in colegii sai pentru ca increderea este elementul care mentine coeziunea unei echipe. Liderul trebuie sa fie un model in acest sens si sa isi sustina subalternii, astfel incat acestia sa isi poata exprima deschis gandurile si sentimentele. Oamenii trebuie sa se simta liberi sa puna intrebari si sa aiba incredere ca vor primi raspunsuri sincere. Nu ar trebui sa existe planuri ascunse. Informatia este o resursa importanta pentru fiecare membru al echipei iar managerul trebuie sa se asigure ca ofera informatiile necesare pentru ducerea la bun sfarsit a unei sarcini. Angajatii trebuie sa stie ca si opinia lor conteaza. Conflictul trebuie administrat astfel incat toata lumea sa aiba de castigat. Tot liderul trebuie sa incurajeze atat concentrarea pe rezultate cat si atentia la aspectele relationale.

Cand un manager este numit la conducerea unei echipe, trebuie sa: evalueze obiectivele echipei, cunostintele si abilitatile membrilor acesteia si sa identifice nevoile de instruire. Daca este cazul, poate sa aloce noi roluri sau responsabilitati. El mai trebuie sa se asigure ca "manualul de lucru al echipei" functioneaza.

Incurajarea lucrului in echipa

Pentru a incuraja lucrul in echipa, managerul trebuie sa inteleaga structura sociala a acesteia, sa asculte sugestiile angajatilor si sa ii implice in procesul de planificare, sa fie flexibil, sa accepte recomandarile echipei si sa dea dovada de corectitudine in relatia cu oamenii pe care ii conduce.

Pentru a avea o echipa permanent motivata si cu un grad ridicat de eficienta, managerul trebuie sa urmareasca in principal doua lucruri: primul tine de masurarea performantelor si de sistemul de feed-back, procese la care membrii echipei trebuie sa participe activ. Astfel, echipa continua sa se dezvolte. Cel de-al doilea aspect tine de sistemul de recompensare, care trebuie sa aiba in vedere atat efortul individual cat si pe acela al echipei. Prea des acest sistem este orientat spre performanta individuala, ceea ce ii incurajazeaza pe angajati sa isi urmareasca agenda lor personala mai degraba decat pe aceea a echipei. Liderul ar trebui sa le ofere celor pe care ii coordoneaza posibilitatea de a participa la dezvoltarea si administrarea acestui sistem de recompensare. Trebuie incurajata, in acelasi timp, rotirea pe posturi.

Exista cativa indicatori ce pot arata, din timp, ca s-ar putea sa fie ceva in neregula cu un membru al echipei: nu respecta in mod constant termenele limita, nu sunt atinse obiectivele echipei iar membrii acesteia se invinovatesc reciproc pentru intarzierea finalizarii proiectelor sau pentru neimplinirea sarcinilor. Divizarea in subgrupuri a membrilor echipei poate fi unul dintre semnele ca se intampla ceva in neregula. Probabil ca lipseste "fundatia" de incredere necesara pentru construirea unei echipe. Exista trei tipuri de incredere: contractuala (faci ceeea ce spui), legata de comunicare (disponibilitatea de a oferi feed-back, negativ sau pozitiv, intr-o maniera deschisa si sincera) si legata de competente. Se intampla des ca un membru al echipei sa nu fie convins ca altcineva se poate ocupa de un proiect mai bine decat el, preferand sa preia tot volumul de munca. Ulterior, se plange ca sarcinile nu sunt impartit in mod egal.

Cele mai frecvente probleme din cadrul unei echipe, la nivel de comunicare, apar atunci cand fiecare crede ca si ceilalti colegi sunt la curent cu un anumit lucru. Presupunerile sunt probabil cea mai mare problema. O alta tine de feed-back: oamenii se simt confortabil doar atunci cand este vorba de unul pozitiv, observatiile critice fiind adesea evitate. Fiecare trebuie sa stie ca, a face parte dintr-o echipa inseamna a mentine un echilibru intre ce dai si ce primesti. Unora le este greu sa ofere in timp ce altii gasesc dificil sa primeasca.