Tocmai ai iesit dintr-o sedinta care a durat sase ore si in urma careia au fost clarificate cel mult jumatate din punctele de pe agenda intalnirii...

Tocmai ai iesit dintr-o sedinta care a durat sase ore si in urmacareia au fost clarificate cel mult jumatate din punctele de pe agendaintalnirii. Probabil ca luna viitoare te asteapta un "maraton" asemanator.Oare nu exista tratament pentru "meeting-mania"? Cum poate fi maritaeficienta sedintelor? Afla acum raspunsurile la aceste intrebari.

"Pentru ca o sedinta sa fie eficienta, este important ca aceasta sa sebazeze pe dialog, si nu pe un monolog. Niciodata aceasta nu trebuiesa dureze mai mult decat este necesar. Sedintele prea numeroase tindsa duca la pierderea credibilitatii si a atentiei. Niciodata nu ebine sa te adresezi intregii audiente, ci, dimpotriva, trebuie sa fiispecific. Acopera o arie mare de subiecte si interese diferite. Niciodatanu sta jos in timp ce audienta sta in picioare sau nu purta costum sicravata iar audienta sort. Atata timp cat exista un mesaj, bun sau rau,trebuie sa fie transmis clar si sa fie adresat participantilor astfelincat sa inteleaga faptul ca acesta ii priveste direct", sfatuiesteCristian Lupu, Director of Engineering Athenee Palace Hilton. El nuexclude posibilitatea ca sedintele sa poata fi amestecate cu momenteamuzante, competitii sau surprize. Uneori acestea pot chiar sa sedesfasoare in locuri neconventionale, mai ales cand e vorba de sedintede apreciere si relaxare.

Gabriela Ionescu, Strategy Director la firma de consultanta Minardo,enumera cateva tipuri de sedinte, specificand cateva reguli ce trebuieaplicate in cazul fiecareia.

Sedintele de informare sunt utilizate cand conducerea are de comunicatceva important, cand doreste sa afle parerea angajatilor cu privire la oactiune pe care aceasta urmeaza sa o intreprinda sau cand salariatii dindiverse compartimente organizeaza o sedinta pentru a se informa reciprocin scopul coordonarii activitatii lor.

Sedintele de rezolvare a problemelor sau luare a deciziilor trebuie saparcurga mai multi pasi: decizia de a convoca sedinta (nu de putine ori,problema poate fi rezolvata de un singur angajat si, de fapt, nu estenevoie de sedinta), completarea agendei de lucru (care trebuie sa contina:numele celui invitat si al celui care prezideaza, data si locul sedintei,ora de incepere si cea de inchidere - multi nu vin la sedinta pentru ca nustiu cand se termina, temele de discutie/analiza), durata (este suficientao perioada de o ora si jumatate; daca nu apar solutii in acest interval,este putin probabil ca acestea sa vina dupa), lista participantilor(cat de multi? Intre 4 si 10 este tolerabil, dar 12 sunt prea multi;cine? Persoanele care au un cuvant de spus in problema respectiva -scade astfel probabilitatea aparitiei divagatiilor) si moderarea sedintei(este bine sa fie facuta de un moderator sau o persoana cu abilitati demoderare.

Intalnirile de socializare se refera la intalnirile in afara cadruluide lucru: de exemplu la bere (bere meeting), la gimnastica, la golf,oriunde in afara locului de munca. La noi, aceste sedinte sunt aproapeignorate si multi nu inseleg importanta lor. Ele au o functie sociala,de intarire a sentimentului de apartenenta la organizatie, de integrarea scopurilor individuale in scopurile generale ale organizatiei. Pentruca ele au un caracter cu precadere informal este bine sa nu le numimsedinte, ci intalniri.

Cinci pasi spre sedinte ineficiente
1. Oamenii nu iau sedintele foarte in serios. Intarzie, pleaca maidevreme si nu participa efectiv la ele.
Cauzele pot fi, conform Gabrielei Ionescu, neanuntarea din timp asedintei, neprezentarea agentiei de lucru din timp, invitarea unorpersoane care nu au nici o legatura cu temele de discutie sau sedinteleanterioare prost moderate, care nu au dus la nici un rezultat. Ceea ceinseamna bani aruncati pe fereastra: costul unei sedinte fiind egal cudurata x numarul de participanti x salariul mediu (lei/ora/persoana)."Subalternii trebuie sa foloseasca sedintele ca pe un instrument decomunicare si reafirmare a relatiei pe care o au cu superiorii si, pede alta parte, de intretinere a relatiei de incredere reciproca intretoate nivelurile ierarhice", spune Cristian Lupu.
2. Dureaza prea mult. Durata optima a unei sedinte este de 90 deminute. Un motiv pentru care sedintele se prelungesc este faptul caoamenii nu sunt invatati sa calculeze costul acestora.
3. Se pierde din vedere scopul sedintei. "Imi amintesc de osedinta ineficienta, cand conversatia s-a schimbat intr-o directiesocio-politico-economica si, necontrolata la timp, a cauzat terminareaintalnirii pe un ton neincurajator si trist. In viitor, am invatat catrebuie acordata mai multa atentie directiei spre care se indreaptadiscutia", marturiseste Cristian Lupu.
4. Nu se intampla nimic concret in urma sedintei: deciziile nu se traducin fapte, actiuni. "Acest lucru se intampla mai ales atunci cand acestedecizii nu au fost luate de cei care ar trebui sa le si puna in practicasau nici macar nu au fost consultati. O decizie care nu imi apartine/nuam luat parte la ea nu ma intereseaza", atrage atentia Gabriela Ionescu.
5. Sedintele devin un "camp de lupta". Cristian Lupu considera ca"trebuie evitat acest lucru, dar nici eliminarea subiectivismului nu eacceptabila. Linia fina dintre cele doua pozitii si focusul pe subiect,indiferent cat de trivial, trebuie monitorizate de persoana care mediazasedinta".